Qu’est-ce que la dématérialisation du bulletin de paie ?
La dématérialisation du bulletin de paie consiste à remplacer l’ensemble des documents papiers par un seul support électronique.
Le bulletin de paie dématérialisé est le seul document qui peut être remis sous forme électronique.
La remise du bulletin de paie sous forme électronique est prévue par l’article R3243-2 du code du travail. Cet article précise également que les modalités d’application de la remise du bulletin de paie électronique sont prévues par accord collectif.
L’accord collectif peut prévoir que le salarié peut recevoir son bulletin de paie sous forme électronique s’il en fait la demande.
L’accord collectif peut également prévoir d’autres modalités de remise du bulletin de paie électronique.
À défaut d’accord collectif, l’employeur informe le salarié par tout moyen conférant date certaine (ex : email avec accusé de réception) de la remise du bulletin de paie sous forme électronique.
La dématérialisation du bulletin de paie est obligatoire pour les entreprises d’au moins 300 salariés depuis le 1er janvier 2017. Pour les autres entreprises, la dématérialisation du bulletin de paie est facultative, mais doit être proposée depuis le 1er janvier 2020 (article L3243-2 du code du travail).
Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ?
L’employeur doit garantir au salarié une lisibilité optimale du bulletin de paie. Il est donc dans l’intérêt de chaque entreprise d’opter pour la dématérialisation des bulletins.
Le bulletin de paie électronique permet :
- d’améliorer la lisibilité du bulletin de paie et donc le niveau de transparence des données transmises au salarié
- d’accélérer sa transmission à l’employé
- d’éviter les erreurs liées au bulletin de paie et ainsi les sanctions en cas de litige (voir la partie dédiée aux obligations de l’employeur).
L’employeur doit également s’assurer que le salarié reçoit son bulletin de paie dans les conditions et les délais prévus par la loi (article L3243-2 du code du travail).
Comment mettre en place la dématérialisation du bulletin de paie ?
La mise en œuvre de la dématérialisation du bulletin de paie est à la charge de l’employeur.
L’entreprise doit s’acquitter des frais liés à la mise en place et au fonctionnement du bulletin de paie électronique.
La fiche de paie peut être dématérialisée en utilisant un logiciel GED, un système de gestion des ressources humaines ou une application sur smartphone ou tablette.
Le bulletin de paie peut être dématérialisé au format PDF (format informatique). Il peut également être transmis par email.
Quelles sont les obligations légales en matière de bulletin de salaire électronique ?
L’employeur peut opter pour l’utilisation d’un bulletin de paie électronique ou papier.
Le bulletin de salaire électronique doit :
- être accessible en ligne sur un site internet dédié
- présenter des garanties de sécurisation des données (voir la partie dédiée aux obligations de l’employeur)
- l’employeur peut également opter pour un bulletin de paie papier, mais il doit le proposer au salarié
- respecter les obligations légales en matière d’information du salarié (voir la partie dédiée aux mentions obligatoires)
Le salarié peut-il refuser l’utilisation du bulletin de paie électronique ?
Le salarié a le droit de s’opposer à l’utilisation des bulletins de paie dématérialisés dans la mesure où il les juge non conformes aux règles légales et conventionnelles applicables.
Il peut ainsi refuser :
- la dématérialisation du bulletin de paie (en le signalant à son employeur et/ou en lui demandant de revenir au bulletin papier)
- l’envoi des bulletins de paie par email ou par SMS
- la transmission du bulletin de paie par tout autre voie électronique (voir la partie dédiée aux obligations de l’employeur)
En résumé
En résumé, la dématérialisation du bulletin de paie permet de :
- faciliter le processus d’édition des fiches de paie
- réduire les erreurs et les fraudes liées à la fiche de paie
- améliorer la lisibilité des données transmises à l’administration
- améliorer les délais d’envoi des bulletins de paie
- adopter un comportement écoresponsable (plus d’utilisation de papier ni d’impressions)