Pourquoi mettre en place une GED ?
La transition au tout numérique est en marche. Les entreprises, quelle que soit leur taille (TPE, PME, etc.) utilisent de plus en plus de documents électroniques et ont de moins en moins recours à la version papier. Ce qui a donc fait émerger de nouveaux besoins : gérer, sécuriser et stocker les données et documents numériques. Mais, la gestion électronique des documents (GED) est-elle vraiment efficace en entreprise ? Il est vrai que cette solution informatique sous forme de logiciel présente de nombreux avantages, puisqu’elle permet d’assurer la gestion de vos documents, de leur création jusqu’à leur archivage. Voyons cela en détail.
Qu’est-ce qu’une GED ?
La GED, gestion électronique des documents, ou sous sa version anglaise Document Management System, est un outil informatique qui permet d’organiser vos fichiers numériques et d’automatiser certaines tâches comme :
- La reconnaissance automatique de vos documents grâce à sa fonctionnalité LAD-RAD (reconnaissance automatique d’un document)
- L’extraction de données précises
- La recherche d’éléments spécifiques dans les fichiers stockés
- La validation selon un processus préétabli de vos fichiers
De plus, la GED vous permet d’organiser la gestion de vos documents dans toutes les étapes de leur cycle d’utilisation, à savoir :
- Leur création
- Leurs modifications diverses
- Leur utilisation effective (voire leur diffusion)
- Leur stockage
- Leur archivage, souvent pour des besoins administratifs (factures, attestations, etc.)
Qui a besoin d’une GED ?
La gestion électronique de documents est une solution numérique moderne dédiée à tout type d’entreprises. Que vous soyez indépendant, une TPE, une PME ou bien une entreprise de type Grand Compte, la GED s’adapte à vos besoins et vous offre une réelle flexibilité quant à la gestion de vos documents au quotidien.
Sécurisation des données, partage de documents, accessibilité optimisée pour vos collaborateurs et/ou clients, gestion de projet, organisation et classement de fichiers, archivage de l’information, la GED s’inscrit dans la transformation digitale de toute entreprise moderne.
Les avantages d’opter pour une solution GED en entreprise
La GED, souvent utilisée en complément d’une SAE (système d’archivage électronique) qui permet de garantir la sécurité des données, possède de nombreux avantages.
Trouver facilement un document
La transition à l’ère 100% digitale vous donne la possibilité de numériser tous vos documents papier et de les stocker directement sur votre logiciel de gestion numérique. Grâce à son système de traitement des données, vous pouvez classer et indexer tous vos fichiers pour les retrouver ensuite en seulement quelques clics. Cela vous permet de gagner du temps et d’être plus efficace dans votre travail au quotidien.
Stockage et sécurité de vos données
Vous pouvez stocker et sécuriser vos informations et y avoir accès à tout moment. Bien sûr, il est préférable d’effectuer des sauvegardes régulièrement en cas de panne ou de sinistre. D’autre part, l’indexation et le traitement des fichiers au sein de la GED se fait de manière personnalisée. Ce sont les utilisateurs qui définissent les modalités de classement, afin que cela corresponde réellement à leurs besoins.
Diffusion et travail collaboratif
Dans ce nouvel espace de travail, vous avez la possibilité de partager vos documents et vos informations avec vos collaborateurs. Cela facilite considérablement le travail d’équipe et vous permet d’éditer un document rapidement et de le partager avec l’ensemble de vos collaborateurs ou clients.
Comment mettre en place une GED en entreprise ?
La solution GED vous permet d’opter sereinement pour la dématérialisation de vos documents administratifs et de vous garantir un stockage sûr de vos informations sensibles.
Bien choisir son logiciel
Les fonctionnalités de la GED sont disponibles à travers différents types de logiciels. Tout d’abord, on peut citer le SaaS (software as a service). La particularité de ce type d’outils informatiques est qu’il possède une architecture standard qui utilise un même code source pour différents projets-client. Cela a l’avantage de vous faire bénéficier d’un nombre illimité d’utilisateurs et d’un espace de stockage quasi infini.
Il existe également des solutions gratuites, mais il est déconseillé de les utiliser, car les fonctionnalités proposées restent très limitées et la sécurité de vos documents d’entreprise et informations confidentielles n’est souvent pas garantie.
Enfin, vous pouvez aussi opter pour un logiciel GED sur-mesure qui sera optimisé pour répondre à vos besoins et qui comprendra éventuellement des modules de formation pour assurer sa bonne intégration au sein de votre entreprise.
Conseils de mise en place d’une GED au sein de votre entreprise
Afin que votre processus de dématérialisation se déroule le mieux possible et que la mise en place de votre solution de gestion électronique de documents soit vraiment efficace, il est essentiel de déterminer vos besoins. Quel type de document utilisez-vous ? De quelles fonctionnalités avez-vous besoin ?
Une fois que vous avez clarifié ces différents points, vous pourrez ensuite passer à l’étape suivante, qui consiste à comparer les offres GED des prestataires présents sur le marché et à choisir celle qui sera la plus adaptée à vos besoins et à votre budget.