Comment fonctionne un softphone ?

Ces dernières années, les technologies en matière de téléphonie ont évolué à grands pas. Plusieurs entreprises mettent à profit les solutions de voix sur IP pour mieux échanger avec leurs collaborateurs, et ce, à moindre coût. La plupart de ces structures se servent de l’outil ‘’softphone’’, du fait de sa facilité d’utilisation et des nombreux avantages qu’il présente pour l’entreprise. Découvrez comment fonctionne ce type d’appareil.

Un softphone : qu’est-ce que c’est ?

Un softphone est un outil informatique qui utilise la téléphonie VoIP (Over Internet Protocol), c’est à dire la transmission de la voix par Internet. Il s’agit d’une technologie qui permet la communication par la voix ou le multimédia (vidéo ou flux audio) par un réseau Internet (IP).

Contrairement aux lignes traditionnelles du RTC (Réseau Téléphonique Commuté), la téléphonie VoIP n’utilise pas de lignes physiques. Toute la transmission se réalise par Internet et dans le cloud. De plus, l’outil softphone est une technologie compatible avec tous les types de réseaux numériques d’Internet, aussi bien le résidentiel que les connexions sans fil.

En réalité, softphone est une contraction de l’expression “software”, qui signifie logiciel, et de “phone”, téléphone. Son utilité ? Il permet de gérer facilement les appels, de téléphoner depuis un ordinateur et de digitaliser le standard téléphonique de l’entreprise. Bien qu’un softphone soit une application Web, il est possible de lui faire correspondre un véritable numéro de téléphone. Ainsi, l’utilisateur peut être joignable à tout moment depuis un autre téléphone.

Comment s’utilise un softphone en entreprise ?

Le logiciel softphone repousse les limites du poste téléphonique classique. Il s’agit d’un véritable outil mobile qui permet d’optimiser l’espace de travail lorsque le standard téléphonique ne correspond plus aux besoins de l’entreprise.

En réalité, le logiciel permet de passer des appels grâce à une téléphonie exploitant le protocole SIP. L’utilisateur peut lancer ou recevoir des appels d’un ordinateur à l’autre ou d’un ordinateur à un téléphone. Au vu de la mobilité croissante des salariés, le softphone est un outil qui répond parfaitement aux besoins de toute entreprise.

En outre, le softphone, généralement inclus dans une téléphonie full IP, fonctionne à partir d’une connexion Internet pour transmettre des signaux vocaux. Grâce à un fonctionnement similaire au poste de standard téléphonique classique, l’utilisation du softphone est simple et la prise en main est automatique.

L’interface des softphones correspond à un poste traditionnel ; cela incite ainsi de plus en plus d’entreprises à faire confiance à ces applications interactives. Dans quelques années, le softphone remplacera totalement le téléphone fixe qui encombre souvent les bureaux.

Quelles sont les différentes fonctionnalités d’un softphone ?

La conception des softphones est basée sur une solution logicielle qui propose les mêmes fonctionnalités que les téléphones fixes, associées à des fonctionnalités supplémentaires. Parmi ces dernières, on peut citer :

• les appels vidéo pour organiser des webconférences et webinaires
• la numérotation en un clic
• l’enregistrement des appels
• les renvois d’appel
• une interface visuelle pour la messagerie vocale

Il est également possible d’accéder à sa messagerie instantanée d’équipe et d’envoyer des SMS. Par ailleurs, il vous est possible d’intégrer votre CRM à votre softphone. Cela permet de passer des appels clients directement depuis l’interface de votre CRM ou de transférer l’appel d’un prospect à un agent commercial. Simple et pratique !

Pourquoi utiliser un softphone ?

Plusieurs avantages découlent de l’utilisation d’un logiciel softphone. Voici 4 raisons pour lesquelles de plus en plus d’entreprises se tournent vers les softphones.

Améliorer l’expérience client

L’expérience client est l’un des facteurs qui jouent un rôle prépondérant dans la réussite d’une entreprise. Un client peut vous appeler alors que vous êtes en déplacement. Grâce au softphone, vous pouvez transférer directement l’appel de vos clients vers votre téléphone même lorsque vous n’êtes pas au bureau. Ainsi, le softphone répond efficacement aux besoins de toute entreprise souhaitant changer sa façon de traiter les appels.

Réduire les coûts matériels

En ce qui concerne la question de coût, le softphone est une solution largement abordable pour tout type d’entreprise. Même s’il va falloir investir dans l’achat de casques pour une meilleure expérience, cela dispense des coûts d’un téléphone fixe et d’une licence de fonctionnement. De plus, vous n’aurez pas besoin de payer la mise en place et la maintenance d’un réseau. Ce qui vous permettra sans doute de réaliser de belles économies !

Optimiser son espace de travail

Un autre avantage de la téléphonie VoIP est qu’elle permet d’optimiser l’espace de travail. Avec un softphone, votre bureau est moins encombré et l’ordinateur suffira pour travailler et passer vos appels en toute simplicité.

Bénéficier d’une plus grande mobilité

Vous n’avez plus besoin d’être assis à votre bureau pour accéder aux fonctions téléphoniques et traiter des appels professionnels. Où que vous soyez, vous pouvez interroger votre messagerie vocale, consulter l’annuaire de votre bureau, composer des numéros de poste, ou même mettre des appels en attente. Il est également possible de se servir d’un Cloud Softphone pour passer et recevoir tous les appels de votre numéro fixe sur votre smartphone.